TPCH Nieuwsbulletin

TPC Heiloo - uitnodiging Algemene Ledenvergadering

Zoals reeds eerder aangekondigd wordt op maandag 22 november vanaf 20:00 uur een bijzondere Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden.

Deze bijzondere ALV is ingelast omdat de vereniging voor een aantal belangrijke keuzes staat.
Gezien het belang van de onderwerpen heeft het bestuur besloten dat deze vergadering niet digitaal, maar 'ouderwets' fysiek bijeen wordt geroepen.
Het is niet mogelijk om per digitaal communicatiemiddel aan de vergadering deel te nemen.

Locatie
De Algemene Ledenvergadering wordt in principe gehouden in ons eigen clubhuis.
Mochten de corona-ontwikkelingen en/of het aantal aanmeldingen voor de ALV daar aanleiding toe geven, dan zullen we uitwijken naar een andere (ruimere) locatie in Heiloo. Bij eventueel uitwijken naar een andere locatie zullen we dit tijdig communiceren. 

Aanmelding voor de vergadering
Vanwege de geldende Corona-maatregelen moeten we de vergadering goed voorbereiden.
Leden die de vergadering willen bijwonen worden daarom verzocht zich vooraf per e-mail aan te melden. 
Om u aan te melden voor de vergadering stuurt u een e-mail naar info@tpcheiloo.nl o.v.v. uw naam.
Bij bezoek van de ALV moet bij binnenkomst een geldig Corona toegangsbewijs getoond worden (QR-code). 

Stemming bij volmacht
In de statuten is vastgelegd dat alle leden van de vereniging stemrecht hebben.
Om het stemrecht uit te oefenen moet u fysiek aanwezig zijn op de vergadering.
Leden die niet bij de vergadering aanwezig kunnen of willen zijn, kunnen een ander lid machtigen tot het uitbrengen van hun stem.
Het gemachtigde lid moet 18 jaar of ouder zijn en mag naast de eigen stem voor maximaal 2 andere leden een stem uitbrengen (dus maximaal 3 stemmen).
Om een ander lid te machtigen moet uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering een volmachtformulier worden ingediend.
Het volmachtformulier is terug te vinden op de website (volmachtformulier) en verkrijgbaar in de kantine.
Het volledig ingevulde volmachtformulier dient 24 uur voor aanvang van de ALV te zijn ingediend per mail aan info@tpcheiloo.nl of op papier in het postvak van het bestuur (in de hal van het clubhuis).

Agenda

  1. Opening
  2. Vaststelling notulen ALV 10 mei 2021
  3. Uitgangssituatie
  4. Revitalisatie SmashCourt-banen
  5. Vervanging kunstgrasbanen
  6. LED-verlichting tennisbanen
  7. Vervanging SmashCourt-baan door 3 padelbanen
  8. Rondvraag
  9. Sluiting

Hieronder een nadere toelichting op de agendapunten:

  1. Opening
  2. Vaststelling notulen ALV 10 mei 2021

De notulen van de ALV van 10 mei 2021 staan op de website: Notulen ALV 10 mei 2021

Indien gewenst kan een digitale versie van de notulen worden opgevraagd via info@tpcheiloo.nl.

De notulen zijn ook te raadplegen in de kantine.

Op basis van de genomen besluiten zijn de statuten en het huishoudelijk reglement inmiddels aangepast.

De statuten en het huishoudelijk reglement staan op de website: statuten en huishoudelijk reglement.
 

  1. Uitgangssituatie

Beschrijving van de voorgeschiedenis en de huidige stand van zaken met betrekking tot ledenaantal, accommodatie en bezettingsgraad van de banen.
 

  1. Revitalisatie SmashCourt-banen

Update naar aanleiding van de reeds uitgevoerde revitalisatie van de SmashCourt-banen 11 en 12.
 

  1. Vervanging kunstgrasbanen

Ondanks het goede en intensieve onderhoud nadert het moment dat we de toplaag van een aantal kunstgrasbanen moeten vervangen.

In de ALV van 19 april 2021 is besloten om, zodra dat nodig zou zijn, de kunstgras bovenlaag te vervangen door nieuw kunstgras.

Tijdige vervanging is noodzakelijk om het spelcomfort en de veiligheid te waarborgen en om aan de eisen van de KNLTB te blijven voldoen.

Voor de banen 1 en 2 is inmiddels vastgesteld dat vervanging in 2022 nodig is.

De kosten voor vervanging van de toplaag van kuntsgrasbanen bedragen na aftrek van subsidie: ca. € 37.600,00  incl. BTW voor een 'ledikant' met 2 banen.

Voorstel aan de ALV zal zijn: 

- vervang in 2022 de toplaag van de kunstgrasbanen 1 en 2

- vervang de toplaag van de kunstgras banen 3 en 4 resp. 5 en 6 zodra zodra dit nodig is
 

  1. LED-verlichting tennisbanen

Korte toelichting op dit agendapunt:

In eerdere ALV's is al gewezen op de voordelen van LED-verlichting:

  • Tenniscomfort: spelers ervaren het tennissen bij LED-verlichting als veel prettiger
  • Energiebesparing: het energieverbruik is veel lager van bij de huidige verlichting
  • Kostenbesparing: naast besparing in energiekosten zijn ook de onderhoudskosten lager
  • Makkelijker aan te sturen: de verlichting kan direct worden aangestuurd en bijvoorbeeld ook op afstand worden bediend

Kosten na aftrek subsidie: ca. € 49.000 incl. BTW.

Voorstel aan de ALV zal zijn: realiseer in 2022 LED-verlichting op alle tennisbanen
 

  1. Vervanging SmashCourt-baan door 3 padelbanen

De commissie zal dit punt tijdens de ALV uitgebreid toelichten, maar hierbij vast een korte toelichting.

De Algemene Ledenvergadering heeft op 14 april 2021 aan de commissie baankeuze de opdracht gegeven om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn tot uitbreiding van padel binnen TPC Heiloo. Aanleiding waren de hoge bezettingsgraad van de padelbanen en de trend die we binnen onze vereniging en landelijk zien richting padel.

De commissie adviseert om 3 padelbanen aan te leggen op de huidige SmashCourt tennisbaan 10. Dit is de baan in de noorwestelijke hoek van ons park. Tijdens de ALV zal de commissie toelichten waarom wordt geadviseerd om een tennisbaan te vervangen door drie padelbanen en waarom hierbij wordt geadviseerd om dit te doen op de locatie van baan 10.

De kosten voor de aanleg van 3 padelbanen bedragen na aftrek van subsidie ca. € 193.600,00 incl. BTW.

Voorstel aan de ALV zal zijn: vervang in 2022 tennisbaan 10 door drie padelbanen.
 

  1. Rondvraag
  2. Sluiting


Vragen of opmerkingen over de organisatie van de ALV?
Heeft u vragen of opmerkingen over de organisatie van de ALV, stuur dan een mail naar info@tpcheiloo.nl.

---------------------------------------------------------------------------------------------------

U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u staat ingeschreven als lid van TPC Heiloo. Via de nieuwsbrief informeren wij leden over activiteiten binnen de vereniging. Stelt u desondanks geen prijs meer op deze nieuwsbrief, dan kunt u ons dit laten weten via Uitschrijven nieuwsbrief. Als u de nieuwsbrief liever op een ander mailadres ontvangt, dan kunt u het juiste mailadres per mail doorgeven aan ledenadministratie@tpcheiloo.nl. De mail graag verzenden vanaf het adres waarop u de nieuwsbrief tot dusver hebt ontvangen en onder vermelding van uw naam en het juiste mailadres.

« Terug