Antwoorden op enkele vragen m.b.t. de wijziging van Statuten en Huishoudelijk reglement (HHR)
- Is wijziging van Statuten en HHR nodig? Ja, om per 1-7 aan de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) te kunnen voldoen moeten statuten en HHR worden gewijzigd.
- Hoe zijn de nieuw Statuten en HHR opgesteld? De huidige statuten en HHR zijn gebaseerd op oude modelstatuten van de KNLTB. De KNLTB heeft nieuwe modellen voor statuten en HHR aangeleverd. De conceptstatuten en HHR zijn op dit nieuwe model gebaseerd. Op dringend advies van de KNLTB wijken we alleen af van deze modelstatuten als de specifieke situatie van TPC Heiloo daar aanleiding toe geeft.
- Zijn de voorgestelde Statuten en HHR definitief? Nee, de conceptstatuten en HHR zijn slechts een voorstel vanuit het bestuur. Het zijn de leden die grotendeels bepalen hoe de definitieve Statuten en HHR er uit zien. De KNLTB verplicht ons echter wel om bepaalde artikelen op te nemen. De juridische afdeling van de KNLTB heeft inmiddels de concept-statuten en concept Huishoudelijk reglement goed gekeurd. Het feit dat zowel leden als KNLTB akkoord moeten geven op Statuten en HHR maakt het proces complex.
Statuten
- Huidige statuten
- Modelstatuten KNLTB : model van KNLTB waarop de nieuwe statuten zijn gebaseerd.
- Concept statuten : nieuwe statuten gebaseerd op de modelstatuten van de KNLTB.
- Concept statuten met daarin aangegeven de wijzigingen : nogmaals de nieuwe statuten, nu met duidelijk aangegeven de veranderingen. Vetgedrukt zijn de artikelen die voor de KNLTB verplicht moeten worden opgenomen. Onderstreept zijn de aanvullingen i.v.m. de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. Geel gemarkeerd zijn de aanpassingen.
Huishoudelljk Reglement
- Huidig Huishoudelijk Reglement
- Model Huishoudelijk Reglement KNLTB : model van KNLTB waarop de nieuwe HHR is gebaseerd.
- Concept Huishoudelijk Reglement : nieuw HHR gebaseerd op de model van de KNLTB.
Artikelen Statuten en HHR waarover vragen/opmerkingen zijn binnengekomen bij info@tpcheiloo.nl
1. Stemrecht juniorleden
Juniorleden (leden t/m 17 jaar) hebben op dit moment geen stemrecht. Voorstel (conform model KNLTB) is om juniorleden wel stemrecht te geven en wel via hun wettelijk vertegenwoordiger. Overigens is het stemrecht voor alle leden, dus ook voor juniorleden bij wet vastgelegd. Punt van discussie kan dus niet zijn het stemrecht van juniorleden. Waar wel over gediscusieerd kan worden is of juniorleden zelf hun stemrecht mogen uitoefenen of dat dit aan hun wettelijk vertegenwoordiger is.
Artikel: Deze aanpassing staat beschreven in artikel 17, lid 3 en 4.
Argumentatie bestuur (en KNLTB): juniorleden zijn volwaardig lid van de vereniging en zouden daarmee ook een stem moeten hebben. De wet heeft dit ook zo bepaald. Omdat het praktisch gezien niet realistisch is dat jeugdleden de ALV (doorgaans in de avond) bijwonen zouden wettelijk vertegenwoordigers de stem uit kunnen oefenen.
Tegenargument(en) ingebracht door lid/leden: wettelijk vertegenwoordigers hoeven geen lid te zijn van de vereniging. Hiermee krijgen niet-leden een stem.
Stemming: de ALV kan besluiten dat juniorleden zelf hun stem moeten brengen (i.p.v. hun wettelijk vertegenwoordiger). Eventueel zou ook statutair kunnen worden bepaald dat het stemrecht van juniorleden alleen voor specifieke onderwerpen door een wettelijk vertegenwoordiger moet worden uitgeoefend.
2. Benoeming leden tot 'erelid' of 'lid van verdienste'
Op dit moment staat in de statuten geen optie beschreven om leden te benoemen tot 'erelid' of 'lid van verdienste'. Voorstel (conform model KNLTB) is om het mogelijk te maken dat het bestuur de ALV voorstelt om een lid vanwege bijzondere verdiensten te benoemen tot 'erelid' of 'lid van verdienste'. Aan deze status van 'erelid' of 'lid van verdienste' kunnen de betreffende leden geen voorrechten ontlenen.
Artikel: Deze aanpassing staat beschreven in artikel 5, lid 7.
Argumentatie bestuur (en KNLTB): Het benoemen tot 'erelid' of 'lid van verdienste' is een mogelijkheid om betrokken vrijwilligers nadrukkelijk en voor langere tijd in het zonnetje te zetten. Er gaat ook een stimulans vanuit naar andere vrijwilligers. Door deze mogelijkheid in de statuten op te nemen krijgt het predicaat een extra status.
Tegenargument(en) ingebracht door lid/leden:
Stemming: de ALV kan besluiten om de mogelijkheid van benoeming tot erelid of lid van verdienste niet in de statuten op te nemen. Er is geen verplichting vanuit KNLTB of wetgeving.
3. Het verplichten tot vrijwilligersdiensten
In de statuten staan o.a. de verplichtingen van leden beschreven. Zo hebben leden financiele verplichtingen en dienen leden zich te houden aan de reglementen. Voorstel (conform model KNLTB) is om als mogelijke verplichting van de leden ook expliciet te noemen dat men bepaalde vrijwilligerstaken moet uitvoeren.
Artikel: Deze aanpassing staat beschreven in artikel 8, lid 6.
Argumentatie bestuur (en KNLTB): Op dit moment staat het leden van TPC Heiloo volledig vrij om vrijwilligersdiensten te verrichten. Er zou in de toekomst een situatie kunnen ontstaan dat voor bepaalde taken een grotere vrijwilligersinzet nodig is. Om op dat moment een beroep te kunnen doen op een (geringe) inzet van alle leden achten wij het zinvol deze bepaling op te nemen. Overigens wordt hiermee ook nog een keer benadrukt dat we als vereniging niet zonder vrijwilligers kunnen.
Tegenargument(en) ingebracht door lid/leden:
Stemming: de ALV kan besluiten om de mogelijkheid tot het verplichten tot vrijwilligersdiensten uit de statuten te halen. Er is geen verplichting vanuit KNLTB of wetgeving. Het schrappen van de laatste zin in artikel 8, lid 6 zou volstaan.
4. Uitspreken royement (ontzetting) van een lid door het bestuur
In de statuten staat beschreven dat het bestuur een royement kan uitspreken. Het bestuur kan dit alleen doen als een lid in ernstige mate in strijd met statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging handelt. Als een royement wordt uitgesproken dan kan het lid in bezwaar gaan. Het is dan uiteindelijk aan de ALV om te besluiten.
Artikel: Deze aanpassing staat beschreven in artikel 9, lid 6, 7 en 8.
Argumentatie bestuur (en KNLTB): Ook in de huidige statuten is het eindoordeel over een royement aan de ALV. Hier verandert niets in. In het hoogst uitzonderlijke geval dat een royement overwogen moet worden, dan bevordert het de slagkracht (in een waarschijnlijk vervelende situatie) als het bestuur een uitspraak kan doen die aan de ALV getoets kan worden.
Tegenargument(en) ingebracht door lid/leden:
Stemming: de ALV kan besluiten om de mogelijkheid tot het uitspreken van royement bij de ALV te beleggen (in het voorstel is het eindoordeel overigens ook aan de ALV). Er is geen verplichting vanuit KNLTB of wetgeving om de eerste stap in het proces van ontzetting bij het bestuur te beleggen.
5. Verstrekken van gegevens leden aan derden (na akkoord ALV)
In de statuten staat beschreven dat het bestuur na voorafgaande instemming van de algemene ledenvergadering geregistreerde gegevens kan verstrekken aan derden tenzij het lid hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.
Artikel: Deze aanpassing staat beschreven in artikel 5, lid 9.
Argumentatie bestuur (en KNLTB): Dit artikel is opgenomen vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Er zouden redenen kunnen zijn om gegevens van leden te delen met derden. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn als we een extern toegangssysteem introduceren dat gekoppeld is aan de ledenadministratie. Na akkoord van de leden (via de ALV) zouden we dan gegevens kunnen delen. Dat moet dan gaan om de hoogst noodzakelijke gegevens en een lid moet kunnen aangeven dat zijn/haar gegevens niet gedeeld worden.
Overigens stelt de KNLTB verplicht dat leden van TPC Heiloo automatisch ook lid zijn van de KNLTB. Daarvoor moeten we de ledenlijst ook delen met de KNLTB. Voor deze doorgifte van gegevens hoeft de ALV geen toestemming te geven. In haar Privacy Statement heeft de KNLTB beschreven hoe men met de gegevens van leden omgaat.
Tegenargument(en) ingebracht door lid/leden:
Stemming: de ALV kan besluiten dat niet statutair wordt vastgelegd dat het bestuur na toestemming van de ALV de gegevens van leden met derden deelt.
6. Invulling onderdelen statuten die bij Huishoudelijk Reglement worden geregeld
Voor een aantal artikelen in de Statuten moet de exacte invulling 'bij reglement' worden geregeld. Voor de betreffende artikelen doet het bestuur een voorstel voor de invulling die in het HHR wordt vastgelegd.
Tuchtrechtelijke boetes kunnen worden opgelegd tot de bij reglement vastgestelde maxima. (artikel 9 lid 4)
Voorstel: Tuchtrechtelijke boetes kunnen worden opgelegd tot een bedrag van 50% van het geldende en op het betreffende lid van toepassing zijnde tarief voor een jaarlidmaatschap.
Schorsingen kunnen worden opgelegd voor de bij reglement aangegeven maximum perioden. (artikel 9 lid 5)
Voorstel: Een schorsing kan worden opgelegd voor de maximale periode van 3 kalendermaanden.
Noot: het bestuur kan als zwaardere straf ook nog royeren.
7. Continuïteitscommissie (Artikel 4 lid 2)
Volgens de Statuten (Artikel 11 lid 10) wordt een Continuïteitscommissie aangesteld die bij ontstentenis van het volledige bestuur de bestuurstaken overneemt. In situaties waarin het (voltallige) bestuur geen bestuursbesluit kan nemen vanwege persoonlijke belangen is het aan de Continuïteitscommissie om tot een besluit te komen.
De Continuïteitscommissie bestaat uit een oneven aantal leden en wordt benoemd door de ALV. De benoeming van de Continuïteitscommissie is agendapunt op de jaarvergadering (Artikel 15 lid 2). Benoeming vindt dus jaarlijks plaats. Lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met lidmaatschap van de Continuïteitscommissie (Artikel 11 lid 4).
8. Overige vragen en opmerkingen
Waarom worden jaarstukken niet op papier beschikbaar gesteld?
Het was gewoonte om voorafgaand aan de ALV de jaarstukken op papier in de kantine beschikbaar te stellen. Omdat de kantine gesloten is (en er ook geen toezicht is) is deze service de afgelopen 2 ALV's niet geboden. Wel is de mogelijkheid geboden om stukken per mail op te vragen. Mocht bij een volgende ALV de kantine weer open zijn, dan zullen vergaderstukken weer op papier beschikbaar worden gesteld.
Overigens is de verwachting dat gezien de steeds verdergaande digitalisering de behoefte aan papieren versies van de jaarstukken verder zal afnemen.